Verwerkersovereenkomst

Rollen

Het huis is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel, de toelatingscriteria, de grondslag, de informatie aan betrokkenen en de bewaartermijnen. Doorman is verwerker en handelt uitsluitend op instructie van het huis.

Voor onze eigen klantadministratie, beveiliging en platformlogging zijn wij zelf verantwoordelijke. Dat staat in onze privacyverklaring.

Onderwerp en duur

De verwerking duurt zolang het abonnement loopt en gaat over de functies van Doorman: aanvragen, ballotage, passen, deurscans, introducés, staff en instellingen.

Categorieën betrokkenen en gegevens

Wij verwerken in opdracht van het huis:

• Kandidaten: naam, e-mail, telefoon, eventueel Instagram en geboortedatum, verwijzer en motivatie.
• Leden: naam, lidnummer, tier, pasgegevens, status en geldigheid.
• Introducés: datum, aantal en een eventuele toelichting van het lid.
• Deurgebeurtenissen: tijdstip, apparaat, resultaat en het gescande lid.
• Personeel van het huis: naam, e-mail, rol en inloggebeurtenissen.
• Vrije tekstvelden kunnen gevoelige informatie bevatten. Het huis instrueert zijn beheerders om daar geen bijzondere persoonsgegevens in te noteren.

Instructies en geheimhouding

Wij verwerken alleen volgens gedocumenteerde instructies van het huis, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt. Vinden wij dat een instructie in strijd is met de wet, dan melden wij dat.

Iedereen die bij ons toegang heeft, is gebonden aan geheimhouding en krijgt toegang op basis van noodzaak.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, beschreven op de pagina Beveiliging. Die pagina bevat alleen maatregelen die wij kunnen aantonen.

Subverwerkers

Het huis geeft algemene toestemming voor de subverwerkers op onze subverwerkerspagina. Wij kondigen een nieuwe of vervangende subverwerker minimaal 30 dagen vooraf aan; het huis kan gemotiveerd bezwaar maken en bij een onoplosbaar bezwaar het abonnement voor de betreffende dienst beëindigen.

Bijstand en rechten van betrokkenen

Krijgen wij een verzoek van een kandidaat of lid, dan beantwoorden wij dat niet zelf maar sturen wij het door naar het huis. Wij helpen het huis met zoeken, exporteren en verwijderen binnen de mogelijkheden van het systeem.

Datalekken

Bij een bevestigd beveiligingsincident dat persoonsgegevens raakt, informeren wij het huis zonder onredelijke vertraging en in ieder geval binnen 24 uur na vaststelling, via het opgegeven contactadres. Wij delen wat wij weten, houden bewijs vast en geven updates. Het huis beslist zelf over melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen. Ons contactpunt is security@meetdoorman.com.

Doorgifte

Verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij de subverwerkerspagina anders vermeldt. Doorgifte daarbuiten gebeurt met standaardcontractbepalingen en aanvullende maatregelen.

Einde en teruggave

Na het einde van het abonnement kan het huis de gegevens exporteren volgens de pagina over export en overstappen. Daarna verwijderen wij de gegevens, behoudens wettelijke bewaarplichten en het verlopen van de back-upcyclus.

Audit

Het huis kan eenmaal per jaar, met redelijke aankondiging en op eigen kosten, controleren of wij deze afspraken nakomen. Wij mogen die controle invullen met bestaande rapportages en documentatie.